Facilitair manager bij ProRail

Intro

Bij ProRail vervulde Roméo Pelgrim twee jaar lang de rol van Facility Manager, een unicum binnen de dienstverlening van With Care om zo lang bij één opdrachtgever actief te zijn. Gedurende deze periode was hij werkzaam in drie verschillende regio's met verschillende standplaatsen, waarbij hij samen met andere collega Facility Managers structuur aanbracht in processen en de servicemedewerkers in de regio aanstuurde.

ProRail is verantwoordelijk voor het beheer, onderhoud en de veiligheid van het Nederlandse spoorwegnet. Dit omvat onder meer verkeersleiding, incidentenbestrijding en het Operationeel Controlecentrum Rail (OCCR), van waaruit 24/7 het treinverkeer in heel Nederland wordt gemonitord en gecoördineerd. 

Als Facility Manager (voorheen locatiecoördinator) bij ProRail was Roméo verantwoordelijk voor 'klant & pand' binnen de afdeling Human Facility Management (HFM). Heel kort gezegd: verantwoordelijk voor alle aanbestede dienstverlening binnen de hekken van de locaties, en soms zelfs daarbuiten. Binnen de CATS CM methode komt dit neer op de rol van realisatie- en verificatiemanager. CATS CM is de contract management methodiek die ProRail toepast.

Project aanpak

Een heel groot onderdeel van het werk bestond uit leveranciers- en stakeholdermanagement. Roméo onderhield relaties met diverse leveranciers, maar vertaalde klantwensen ook door in de dienstverlening, wat resulteerde in kleine en grote projecten. Zoals de verbouwing van het bedrijfsrestaurant en de vervanging van meubilair in vergaderzalen. Het meest in het oog springende project was in samenwerking met de Gemeente Utrecht. Hierbij werd een nieuwe persleiding geboord onder het kanaal door, in verband met een gemeentelijk rioolgemaal op het parkeerterrein van een van de ProRail-panden. Dit transformeerde het parkeerterrein tijdelijk tot een bouwplaats, waarbij de parkeerders moesten uitwijken naar de Jaarbeurs. Stakeholdermanagement speelde een grote rol met zowel externe partijen als de interne klant, om updates te verspreiden, de vraagbaak te zijn en eventuele klachten af te handelen.

Daarnaast nam Roméo deel aan een aanbesteding voor binnenbeplanting. Dit proces bestond onder andere uit het opstellen van het programma van eisen (PvE), de beoordeling van de tender, een consensusmeeting  met andere beoordelaars en de implementatiefase na gunning. Een hele interessante ervaring om tijdens deze opdracht deel aan te hebben genomen. 

Uitkomsten

Door het beheer van zowel panden in eigen beheer als huurpanden, was het cruciaal om steeds de helikopterview te bewaren en goed te plannen op welke locatie wat precies gebeurd in een week tijd en vanuit daar ook te bepalen of je eigen begeleiding nodig is. 

Het langdurig werken stelde Roméo in staat om zijn vaardigheden in facilitair management verder te ontwikkelen en diepgaande kennis op te bouwen van de specifieke eisen en dynamiek van een 24/7 organisatie zoals ProRail. De ervaring met het aansturen van en samenwerken met leveranciers, het coördineren van meerdere panden en het balanceren tussen operationele en tactische betrokkenheid heeft zijn profiel als allround facilitair manager versterkt. Door zijn betrokken en resultaat gedreven inzet heeft Roméo bijgedragen aan een efficiëntere facilitaire beheeromgeving. Het lijkt het alsof de facilitaire afdeling niet direct invloed heeft op de core business van ProRail, maar met sommige dienstverleningscontracten komt het toch heel dichtbij.