Facilitair Manager bij Bloezem Woonzorg

Binnen Bloezem Woonzorg lag de ambitie om een facilitaire organisatie neer te zetten die centraal stuurt, overzicht biedt en de woonhuizen actief ondersteunt in hun dagelijkse operatie.

Met 42 woonlocaties, aangestuurd vanuit één hoofdkantoor, ontstond de behoefte om facilitaire processen te professionaliseren, meer grip te krijgen op kosten en contracten en de kwaliteit van dienstverlening structureel te verhogen.

In dat kader is Melvin Kasper gestart als Interim Manager Facilitair, met als opdracht deze ambitie te vertalen naar een werkbare structuur en concrete verbeteringen in de praktijk.

"In de praktijk betekende dit dat er nog te weinig structuur aanwezig was. Processen waren beperkt ingericht, systemen werden niet optimaal gebruikt en verantwoordelijkheden waren niet altijd helder of logisch belegd. Ondertussen moesten we wel op korte termijn als schakelen op onderwerpen als schoonmaak, centrale inkoop en sleutelbeheer.",  aldus Melvin.

Melvin heeft de opdracht benaderd vanuit de praktijk. Door snel de organisatie in te gaan en de onderlinge lijnen, verantwoordelijkheden en afhankelijkheden scherp te krijgen, kwam langzaam boven water waar het daadwerkelijk vastliep. Vanuit daar is parallel gewerkt aan het aanbrengen van structuur én het realiseren van concrete verbeteringen.

Er is een facilitaire basis neergezet met vaste overlegstructuren, duidelijke werkwijzen en eerste stappen in centrale regie. Het vastgoedmanagement systeem Proprli is zo ingericht dat dit ook voor Facilitair bruikbaar werd en informatiestromen centraal maakte. Daarnaast is actief gewerkt aan het creëren van inzicht en sturing op leveranciers, middelen en contracten, passend bij een organisatie met decentrale locaties en centrale aansturing.

Een belangrijk deel van de opdracht lag in inkoop en contractmanagement. Melvin heeft meerdere trajecten opgezet en begeleid, waarbij gewerkt is met heldere PVE’s, marktverkenning en selectie van leveranciers. Dit heeft geleid tot concrete implementatieplannen voor onder andere:

• nieuwe schoonmaakmethodiek en bijbehorende middelen
• inzet van schrobmachines ter verbetering van efficiëntie en hygiëne
• introductie van Traka sleutelkasten als nieuwe standaard voor sleutelbeheer

Deze trajecten zijn vertaald naar uitvoerbare plannen voor toepassing over alle locaties.

Melvin opereerde in deze opdracht op het snijvlak van operatie en strategie. Hij schakelde continu tussen locatiemanagers, Beheer & Onderhoud, directie en externe partners. Zijn rol lag daarbij in het nemen van regie, het organiseren van besluitvorming en het zorgen dat trajecten daadwerkelijk in beweging kwamen.

De context van de organisatie maakte de opdracht uitdagend. Beperkte capaciteit, onduidelijke budgetten, systemen die nog in ontwikkeling waren en wisselende prioriteiten zorgden ervoor dat continu keuzes gemaakt moesten worden. Juist in die dynamiek heeft Melvin structuur aangebracht en richting gegeven.

Aan het einde van de opdracht staat er een duidelijke basis voor Facilitair binnen Bloezem. Er is meer overzicht, er zijn concrete trajecten opgezet en er ligt een duidelijke lijn voor verdere implementatie binnen alle locaties.

De opdracht is warm overgedragen aan Carena Hameleers, waarbij lopende trajecten, keuzes en prioriteiten zorgvuldig zijn gedeeld. Melvin is na afronding betrokken gebleven als schaduwmanager om continuïteit te waarborgen en de verdere implementatie te ondersteunen.

De volgende stap voor de organisatie ligt in het doorpakken op de ingezette lijn: implementeren, borgen en verder uitbouwen van de facilitaire organisatie.