Facilitair coördinator bij Bazalt groep

Van Twee Locaties naar Eén Stroomlijn: Hoe Interim Management de Facilitaire Basis Legt

In een dynamische organisatie als Bazalt Groep stond men voor een dubbele uitdaging: een recente verhuizing en het vertrek van de Facilitair Manager. De facilitaire processen waren versnipperd, de documentatie ontbrak, en de service van twee locaties moest worden geïntegreerd in één naadloze, efficiënte werkwijze.

Bij With Care Hospitality geloven we dat succesvolle facilitaire transitie begint met een scherpe blik op processen én op de mensen die ze uitvoeren. Onze interim manager, Fleur, trad aan om dit te stroomlijnen.

De eerste stap was het creëren van inzicht. Fleur startte met een grondige procesanalyse en voerde gesprekken met diverse medewerkers. Dit was niet alleen nodig om de huidige processen te begrijpen, maar ook om de behoeften en knelpunten in de dagelijkse praktijk bloot te leggen.

Het resultaat? De bouwstenen voor een allesomvattend Facilitair Handboek werden gelegd, waarin de nieuwe, gestroomlijnde werkwijzen van de nu geïntegreerde facilitaire dienstverlening werden vastgelegd en geborgd.

Efficiëntie en Digitalisering

Een interim manager van With Care stapt niet alleen in voor het strategische werk, maar waarborgt ook de operationele continuïteit. Naast het opstellen van het handboek, pakte Fleur direct kansen voor verbetering aan:

• Digitalisering van Werkstromen: Er werden verbeterpunten geïdentificeerd om taken efficiënter en meer digitaal in te richten.
• Verhogen van Digitale Vaardigheid: Fleur investeerde in het team, door collega's, zoals het receptieteam,  te begeleiden en te trainen in nieuwe digitale vaardigheden. Dit resulteerde in minder foutgevoelige en tijdsefficiëntere processen.
• Wederopbouw van de Service Cyclus: Zelfs de seizoensgebonden 'must-haves', zoals de organisatie van de kerstborrel, geschenken en decoratie, werden door haar tijdig en tot in de puntjes geregeld, wat het serviceniveau van de organisatie direct verhoogde.

De Zachte Kant van Verandering: Aandacht voor Mensen

Iedere organisatie heeft haar eigen dynamiek. Bij de start van haar opdracht bij Bazalt Groep was het belangrijk om eerst verbinding te maken met het team en de dagelijkse praktijk goed te begrijpen.

Fleur's kracht lag in haar mensgerichte aanpak. Door proactief en open het gesprek aan te gaan met collega’s, wist zij aanwezige weerstand om te buigen. Dit verbeterde de samenwerking en de algehele werksfeer en acceptatie van de nieuwe processen.

Het mooiste bewijs van verbinding? Het teamuitje met een lokale gids, georganiseerd om de teamcohesie te versterken. Zelfs door weer en wind, bond het team zich. Een gepensioneerde, ras-echte Hagenees gaf toe dat hij nog nieuwe dingen had geleerd. 

De Kern van With Care Hospitality

De succesvolle opdracht bij Bazalt Groep illustreert de toegevoegde waarde van onze interim professionals: we leveren niet alleen structuur en documentatie voor facilitaire professionalisering, maar zorgen ook voor operationele daadkracht en een positieve culturele impact.